Come risolvere i problemi in 5 passi
Senza rendercene conto la maggior parte delle volte siamo capaci di gestire le difficoltà quotidiane. A volte però siamo confrontati a dei problemi che non sappiamo come approcciare e ancor meno risolvere.
Una tentazione è la procrastinazione, che ci fa rimandare la risoluzione del problema da una parte alimentando però dall’altra il nostro stato di ansia.
Come fare allora per risolvere efficacemente i problemi?
Il metodo che ti propongo per risolvere i problemi ha degli effetti benefici sui tuoi sentimenti di efficacia personale e sul tuo livello di stress.
E’ un metodo semplice, strutturato in 5 passi:
- Definire il problema
- Esplorare le diverse soluzioni possibili
- Valutare le opzioni e scegliere la soluzione ottimale
- Passare all’azione
- Valutare i risultati (aggiustare / consolidare)
Questo approccio in 5 passi ti condurrà a:
- Chiarire le tue difficoltà verbalizzandole
- Identificare i tuoi obiettivi
- Prendere delle decisioni ottimali che rispondono al meglio ai criteri per te importanti (grazie al processo di oggettivazione)
Esaminiamo ogni tappa nel dettaglio.
Come risolvere i problemi – Passo 1: Definire il problema
Spesso un problema ci appare irrisolvibile perché l’abbiamo definito male.
Di conseguenza il primo passo da compiere è definire il problema chiaramente.
Per farlo ci viene in aiuto la griglia QCDQCQP:
Q Quale è il problema?
C Chi riguarda? Chi ne è coinvolto?
D Dove si è manifesta?
Q Quando si manifesta (frequenza, durata)?
C Come si manifesta?
Q Quanto mi costa?
P Perché si è manifestato?
La prima domanda Quale… ti permette di essere consapevole che talvolta ti è difficile identificare chiaramente il problema, ti riesce complicato quantificarne la portata (tendi o a esagerare o a minimizzare), associ al problema altre criticità che sarebbe meglio gerarchizzare e affrontare separatamente.
Il Chi… ti aiuta a capire se il problema compete te o se ti stai preoccupando per un problema che non puoi e non devi risolvere semplicemente perché non è una tua responsabilità.
Le domande relative al Dove… Quando… e Come… ti forniscono un’idea dei fattori che mantengono o rilasciano il problema.
Il Quanto… ti porta a interrogarti sul costo del problema e sull’urgenza o meno che hai di risolverlo. La morale è di non perdere tempo su dei problemi di scarsa importanza.
La domanda sul Perché… ti porta a investigare le cause principali del problema e anticipare le possibili soluzioni.
Passo 2: Esplorare le soluzioni
In questa fase il compito è di fare una lista di tutte le possibili soluzioni che ti vengono in mente (solo o con altre persone) per risolvere il problema.
L’idea centrale è di produrre molte soluzioni senza effettuare una critica sulla loro probabilità di successo.
Qui è il difficile perché bisogna sospendere tutti i giudizi e privilegiare la quantità alla qualità.
Sono bandite le frasi “Già provato”, “Impossibile da realizzare”…
Questa è l’unica condizione per uscire dai sentieri battuti e generare soluzioni che ti faranno abbandonare la tua zona di comfort.
Ricordati come Einstein definiva la follia:
Fare sempre la stessa cosa aspettandosi risultati diversi
Come risolvere i problemi – Passo 3: Scegliere la soluzione ottimale
Questa è la fase più critica e stressante perché implica fare una scelta, rinunciare a tutte le altre possibilità per l’unica prescelta. Questo è difficile talvolta da fare perché l’essere umano in genere non ama decisioni irreversibili.
Spesso ti capita di rallentare il processo decisionale proprio per mantenere attive tutte le possibilità il più a lungo possibile che si tratti di problemi senza grandi conseguenze o di problemi fondamentali come la scelta di una professione, di un partner, …
Ritardare la scelta è anche non assumersi la responsabilità di una scelta che potrebbe rivelarsi sbagliata e allora lasci che sia la vita a scegliere per te.
Ma la procrastinazione decisionale ha dei costi maggiori spesso sottovalutati: man mano che si aspetta la decisione diventa sempre più difficile; alcune opzioni di scelta non sono più disponibili; gli altri prendono decisioni su aspetti che ti riguardano in prima persona; sensazione di perdita di controllo sulla tua vita.
Ti dici che ti è più facile accettare che siano altri a decidere per te e che non hai scelta…
La scelta tu l’hai sempre! Anche se decidi di non scegliere stai facendo una scelta!
Come prendere la decisione giusta?
La tecnica più semplice per aiutarti nel processo decisionale è quella di prendere ogni opzione e valutarla sulla base costi/benefici attribuendo un valore da 0 a 10. A questo punto non ti resta che scegliere l’opzione con valore più alto.
Generalmente una soluzione è definita ottimale se risponde il meglio possibile a certi criteri di valutazione.
Di seguito un metodo per rendere più “scientifico” il processo decisionale:
- Fai una lista dei criteri per te più importanti relativi alla tua decisione (minimo 3 massimo 5 criteri)
- Costruisci una tabella dove in orizzontale inserirai i criteri e in verticale le opzioni di scelta
- Riempi la tabella attribuendo un valore da 0 a 5 (o meno vantaggioso – 5 più vantaggioso) e conta i punteggi ottenuti per ogni opzione
Esempio
Ti hanno offerto 3 lavori e non sai quale scegliere.
Supponiamo che per te i criteri di decisione importanti siano 3:
- Remunerazione
- Interesse per i contenuti del lavoro
- Distanza geografica
Compiliamo la tabella
Come si può notare questa analisi non è così tanto di aiuto… puoi affinarla domandandoti che importanza attribuisci (da 1 a 5) a ogni criterio che hai individuato.
Supponiamo ad esempio che i valori siano:
- Remunerazione 3/5
- Interesse per i contenuti del lavoro 5/5
- Distanza geografica 2/5
La tabella rivista sarebbe
Su questa analisi opterai sull’opzione C (il lavoro meno retribuito, ma a tuo giudizio quello di maggior interesse).
Il valore di questo metodo è di oggettivare e quantificare i tuoi sentimenti per arrivare ad una presa decisionale.
Passo 4: Azione
Una decisione non serve a niente se non è seguita dalla sua realizzazione.
Anche questa fase è a rischio procrastinazione.
La prima cosa da fare è pianificare l’azione o le azioni da compiere indicando una data di realizzazione e una colonna con i commenti per indicare lo stato di avanzamento dei lavori.
Una volta eseguita la pianificazione non ti resta che metterti al lavoro!
Come risolvere i problemi – Passo 5: Valutare i risultati
In questa fase devi controllare che le azioni che hai deciso di intraprendere siano quelle corrette al fine della realizzazione del tuo obiettivo.
Il compito è quindi di:
- Consolidare le azioni virtuose, efficaci e conformi all’obiettivo
- Eliminare ciò che non funziona
- Aggiustare le azioni passibili di miglioramento
Questo lavoro di valutazione ha l’obiettivo di ottimizzare le tue azioni profittando dei diversi feedback che ti arriveranno dall’ambiente circostante.
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